Yritin etsiä erilaisilla hakusanoilla keskusteluja oman alani tietosuojasta tai suoraan keskusteluja sosiaalisen median tietosuoja-asioista sosiaalialalla, mutta niitä löytyi huonosti.  Tietoa asiasta ja esim. lehtijuttuja löytyi kyllä. Yritin myös herättää keskustelun asiasta oman alan suljetulla keskustelufoorumilla, mutta siihen ei ole ainakaan vielä tullut yhtään vastausta. Kyseinen sivusto ei muutenkaan ole se aktiivisin, mutta aiheena saattaa olla vähän vaikea myös hahmottaa. Keskustelut ovat niissä suljettuja, eikä niitä saa täälläkään jakaa, mutta otin nyt kuvan aloittamastani keskustelusta ja jään odottamaan mahdollisia vastauksia:

Millaisia seikkoja sosiaalisia verkkotyökaluja työyhteisöissä käyttävän henkilön pitäisi ottaa huomioon tietosuojan näkökulmasta?

Käytän työssäni somea melko aktiivisesti. tai paremminkin minun pitäisi käyttää sitä vieläkin aktiivisemmin, mutta olen kokenut sen välillä jopa rasitteeksi. Suurin rasite on rajanvedon miettiminen, minkälaisia asioita voin ja haluan sinne laittaa. Kaiken pitäisi olla tietysti työhön liittyvää ja olla asiallista, mutta silti tietty henkilökohtaisuus tuo lähestyttävyyttä ja kiinnostuneisuutta. Jokainen vetää näissä omat rajansa, mutta itse olen tämän asian kanssa välillä kipuillutkin.

Facebookissa pidän yllä omaa työprofiilia, sekä työhöni liittyvää sivustoa. Sivusto on enemmän asia-asiaa ja sen pyrkimys on pysyä ajan hermolla ja julkaista suhteellisen säännöllisesti työhömme liittyviä juttuja, linkkejä, kannanottoja ja muita ajankohtaisia aiheita. Pyrimme myös jossain määrin lisäämään siihen persoonallista otetta. Tyyli on pääosin asiaa, mutta myös kevyempiä juttuja ja huumoria. Sivuston tavoitteena on asiakkaiden kiinnittäminen työntekijään ja säätiön palveluihin, facebookissa tieto tavoittaa asiakkaat kerralla.

Työprofiili on sivustoa henkilökohtaisempi ja siinä on tarkoitus tuoda esiin myös omaa persoonaa, esim. omilla kuvilla. Tavoitteena on parantaa asiakkaiden tavoitettavuutta, koska usein heidän puhelimensa katoavat ja numerot vaihtuvat, joten facebook-profiilin kautta on helpompi tavoittaa. Tyylinä on asiajutut, mutta myös kevyempiä juttuja ja huumoria.

Työprofiili vetää herkemmin puoleensa kaikenlaista, esim. lukemattomia kaveripyyntöjä. Profiilin turvallisuusasetukset olen määritellyt melko tiukaksi, joten vain kaverit näkevät julkaisut ym. Kaveripyyntöihin olen tehnyt rajauksen niin, että hyväksyn kavereiksi ainoastaan tutut ja tuttujen tutut. Olen tämän kautta törmännyt ilmiöön, että jotkut esim. politiikassa olevat tai sinne halukkaat keräävät alle 5000 kaverilistoja pyytämällä kaikkia kavereiksi. Kulutan paljon aikaani kollaamalla jokaisen kaveripyynnön ja tarkastamalla, ettei profiili ole feikki, se ei ole kerääjäprofiili ja että sillä on oikeasti yhtymäkohtaa työhöni edes jollain tavalla.

Mitään asiakkaisiin liittyviä tietoja ei tietenkään saa tulla esiin ja tarkistan myös aina kaikki kommentit, ettei sitä kautta tule asiatonta tai toisiin ihmisiin liittyvää. Keskustelut käymme aina yksityisviestein.  Joskus olen laittanut kuvan, jossa olen julkisella paikalla esim. messuilla asiakkaiden kanssa ja kuvia laittaessa kysyn aina jokaiselta siinä esiintyvältä, onko ok, jos sen julkaisen. En koskaan laita kenenkään kuvaa ilman lupaa. Omalla työnantajallani on somen käyttöön viralliset ohjeet ja niiden mukaan pyrin aina toimimaan somessa.

Mitkä ovat avoimuuden ja läpinäkyvyyden edut? 

Suurin etu on lähestyttävyyden lisääntyminen ja suuremman ihmismäärän tavoitettavuus kerralla. Mitä henkilökohtaisempi päivitys, sitä suurempi on sen vaikuttavuus. Ihmisiä kiinnostaa ihminen, joten ihmisyyden näkyminen on tärkeää. Tätä voi toisaalta lisätä myös sellaisilla jutuilla, jotka kertovat ihmisten tarinoita. Tai sellaisella tiedolla, joka on asiakaskunnalle tärkeää. Somen kautta keskusteluun osallistuminen on matalampaa, joskus jopa liian matalaa.  Joskus keskustelut saavat epäasiallisen sävyn, johon on ainakin omissa kanavissa myös puututtava. Tämäkin vaatii taitoa ja taiteilua siihen, millä tavalla mihinkin aina kannattaa puuttua.

Milloin henkilökohtaisten tietojen jakamisesta olisi hyötyä työyhteisön kannalta? 

Työyhteisö on eri asia kuin käyttämieni somekanavien kohderyhmä. Omassa henkilökohtaisessa profiilissani minulla on kavereina todella paljon kollegoita. Siinä en kuitenkaan jaa juuri mitään työasioita, eli työprofiili ja sivusto ovat sitä varten. Työprofiilissani taas on paljon asiakkaita, joten jaetun tiedon on hyvä taiteilla henkilökohtaisuuden rajapinnassa jotenkin niin, että päivitys näyttää lähestyttävältä ja antaa sinusta jotain, mutta ei kuitenkaan kerro juuri mitään henkilökohtaista sinusta itsestäsi. Tämä on välillä todella vaikeaa, mutta esim. huumori saattaa auttaa tässä helposti.

Millaisia vahinkoja voi syntyä, ellei henkilökohtaisten tietojen suojaamisesta huolehdita? 

Omassa asiakaskunnassani tästä voisi pahimmillaan olla suurestikin haittaa, esim. jos vaikka asiakas haluaisi päästä vaikuttamaan kauttani omiin tai läheistensä asioihin ja tekisi sitä hyödyntämällä henkilökohtaista elämääni. Työskentelen sellaisella alalla, jossa tämä on mahdollista ja vaarallista, mutta pitkän kokemuksen kautta voin todeta, että se on kuitenkin hyvin harvinaista. Työssäni pyritään suojaamaan yksityisyyttä hyvinkin tarkasti, mutta kuitenkin on myös osattava antaa itsestään jotain.

Mahdollisia muita väärinkäytöksiä on toki netti pullollaan; indentiteetti ym. -varkauksia, mikäli on jakanut liikaa tietojaan vaikka julkisten päivitysten kautta. Olen kaikissa profiileissani ajatellut päivitykset sen kautta, että maailmani ei kaatuisi, mikäli ne yllättäen tulisivatkin julkisiksi. Eli jopa yksityisen profiilini päivitykset toki kertovat minusta, mutta eivät anna minusta yhtään sen enempää mitä olen itse valmis kenellekään antamaan.