Olen ollut itse tekemässä työpaikkani sosiaalisen median ohjeistusta ja se on mielestäni kattava. Sosiaalisen median ohjeistus on meillä määritelty seuraavasti:

Sosiaalisella medialla tarkoitetaan omissa ohjeissamme verkon julkisia keskusteluja (esim. Suomi24, blogit) sekä yhteisöpalveluja (mm. Facebook, Twitter, YouTube). Monet tahot hyödyntävät sosiaalista mediaa viestintä- ja markkinointikanavana sekä tunnettuuden ja asiakasyhteyksien vahvistajana.

Sosiaaliseen mediaan jalkautuminen voi parhaimmillaan vahvistaa ajankohtaisen tiedon leviämistä, mahdollistaa uudenlaista vaikutustoimintaa, madaltaa asiakkaiden kynnystä palveluihin hakeutumiseen ja tuoda uusia ajatuksia, yhteyksiä ja kumppaneita.

Säätiö esiintyy sosiaalisessa mediassa laajasti. Säätiöllä on yhteisötilit Facebookissa, Twitterissä ja YouTubessa.  Lisäksi säätiössä on työalakohtaisia ja työntekijäkohtaisia tilejä Facebookissa ja Twitterissä.  

Yhteisötilien sisältö on hyvä linjata niin, että vuorovaikutustyyli säilyy yhtenäisenä, vaikka sisällöntuottajia olisi useita. Kaikki työntekijät voivat kuitenkin osallistua yhteisötilien sisällön ideointiin.

Työalatileihin kuuluu valtaosin tietyn teema-alueen informaatiota ja kommentointia. Niissä on hyvä huolehtia siitä, että fokus säilyy teemassa.

Työntekijätilit on tarkoitettu lähinnä asiakkaiden yhteydenottoihin ja neuvontaan.

Se, miten työkäytössä olevia sosiaalisen median tilejä hoidetaan, kerrotaan tulossa olevassa säätiön viestintäohjeessa. 

Maineenhallinta: Perustehtävää tukeva maine myös verkossa

Hyvät toimintatavat verkossa pohjautuvat säätiön arvopohjaan ja strategiaan. Jalkautuminen sosiaaliseen mediaan voi tuoda mukanaan uusia tapoja tehdä työtä. Sosiaalisen median viestintäkulttuuri on epämuodollinen.

Työhön liittyvä toiminta mediassa lähtee säätiön perustehtävästä. Säätiön työntekijä edustaa työnantajaansa, jos hän esiintyy verkossa alan ammattilaisena. Jos mielipiteitä ilmaisee yksityisenä henkilönä, edustaa vain itseään. Nämä kaksi roolia on tärkeää erottaa ja tuoda esiin asiayhteydessä, jotta raja yksityisen ja julkisen toiminnan välillä ei hämärry.

Kannattaa aina harkita, miten ilmaisee mielipiteensä ja kyseenalaistaako se mahdollisesti oman tai säätiön luotettavuuden muiden silmissä.

Vaikka sosiaalinen media on nopea ja laaja viestintäkanava, kanavien hyödyntämisessä onnistutaan parhaiten pitkäjänteisellä suunnittelulla. Tavoitteena on työnantajan arvomaailman ja säätiön perustehtävän edistäminen.

 1: Aina kun toimit verkossa ammatillisessa roolissa, edustat samalla työnantajaasi.

Työajan käyttäminen sosiaalisessa mediassa

Ihmiset eivät enää etsi aktiivisesti tietoa, vaan he odottavat tiedon tulevan heidän luokseen esimerkiksi sosiaalisen median kautta. Työaikaa on sallittua ja suositeltavaa käyttää säätiön omien ja yhteistyökumppaneiden sosiaalisen median kanavien seuraamiseen sekä tiedon jakamiseen säätiön yhteisten tavoitteiden ja omien työtehtävien edistämiseksi sekä oman työn kehittämiseksi.

2: Työajan käyttäminen sosiaalisen median seuraamiseen ja osallistumiseen on suositeltavaa, kun se liittyy omaan työhön ja säätiön tavoitteisiin. Työaikana ja työnantajan välineitä käytettäessä työntekijä toimii säätiön edustajana eli työroolissa.

3: Jos työalasi käynnistää toimintaa sosiaalisessa mediassa, tehkää ensin hyvä suunnitelma. Keitä tavoitellaan? Mitkä ovat toiminnan tavoitteet? Kuka ja miten tiliä ylläpidetään – myös lomien aikana? 

Ilmoittakaa säätiön viestinnälle toiminnan käynnistämisestä sosiaalisessa mediassa. Näin säätiö pysyy ajan tasalla kokonaisuudesta, tukea voidaan tarvittaessa antaa ja kokemuksia saadaan jaettua.

4. Harkittua viestintää tilanteen mukaan

Verkossa toimii sama harkinta kuin muissakin yhteyksissä siitä, mikä tieto on luottamuksellista tai salaista. 

Vaitiolovelvollisuus ei saa vaarantua. Tekijänoikeudet tulee muistaa.

Asiakkaiden kuvia ei saa jakaa sosiaaliseen mediaan. Jos kuvia halutaan erikoistapauksissa käyttää, on aina kysyttävä lupa kuvissa olevilta ihmisiltä ja kerrottava riskeistä. Ihmiset eivät aina ole tietoisia siitä, millaisia seurauksia kuvien jakamisella voi olla.  

Kuvia julkisista tilaisuuksista, joissa on asiakkaita, voidaan jakaa, jos kuvassa on paljon muitakin kuin asiakkaita (esimerkiksi Kriminaalityön foorumi tai muu seminaaritilaisuus).      

5: Älä käsittele asiakassuhteisiin liittyviä asioita sosiaalisessa mediassa, edes nimettömien esimerkkien valossa.

6: Älä lataa kuvia asiakkaista someen.   

7. Työnantajaa koskevat kriittiset some-keskustelut

Jos säätiö nousee keskusteluun sosiaalisessa mediassa kielteiseen sävyyn, on hyvä kertoa asiasta ensin omalle esimiehelle, eikä mennä kommentoimaan viestiä omalla tai työprofiililla. Kyseessä voi olla kriisiviestinnän asia, johon on tulossa omat toimintaohjeet.   

8: Säätiötä koskevaan kielteiseen keskusteluun somessa ei pidä lähteä mukaan, vaan kertoa asiasta omalle esimiehelle.

9. ”Työminä” ja ”oma minä”

Työ- ja vapaa-ajan roolien sekoittuminen on saanut aikaan sen, että monella on nykyisin sama some-profiili sekä yksityis- että työkäytössä. Erillinen työprofiili somessa tuntuisi keinotekoiselta. Esimerkiksi Twitterin profiilissa kerrottu oma työ ja kiinnostuksen kohteet määrittävät sitä, miten muut näkevät henkilön. Et voi itse päättää, näytätkö muiden silmissä säätiön työntekijältä vai yksityishenkilöltä. 

10: Punnitse, miten ilmaiset mielipiteesi: kyseenalaistavatko ne sinun tai säätiön luotettavuuden muiden silmissä.  

Työntekijän sananvapautta rajoittavat mm. lojaliteettivelvollisuus, vaitiolovelvollisuus, salassapitosopimukset, yksityisyyden suoja ja rikoslain säännökset.

Lojaliteetti tarkoittaa, että työntekijän on toiminnassaan vältettävä kaikkea, mikä on ristiriidassa hänen asemassaan olevalta työntekijältä kohtuuden mukaan vaadittavan menettelyn kanssa. 

On hyvä olla kirjoittamatta omalla profiilillaan säätiön toimintaa ja toimintakenttää koskevista aisoista, jos sen voidaan tulkita vaarantavan säätiön mainetta ja päämääriä.

11: Työntekijä ei saa vapaa-ajan some-käyttäytymisellään vaarantaa työnantajan mainetta.      

Jos sosiaalisessa mediassa tekee asiakastyötä, on tärkeää luoda erillinen työprofiili. Tietoturvaan tulee kiinnittää huomiota. Yksilöityjä, salassapidon piiriin kuuluvia tietoja ei voi liikuttaa eikä vaihtaa sosiaalisen mediassa.

Palveluilla ei ole aukioloaikaa, joten palveluajat sosiaalisessa mediassa on sovittava ja tiedotettava niistä myös asiakkaille.

Ongelmat ja kriisit, jotka liittyvät sosiaalisen median asiakastilanteisiin, tulee käsitellä samalla tavalla kuin kasvokkaisissa tilanteissa tapahtuvat kriisit.  

12: Asiakastyöhön tulee luoda oma erillinen työprofiili sosiaalisessa mediassa. Toiminta vaatii tiedottamista ja suunnittelua kuten muukin työalalla tehtävä asiakastyö.  

Lähteet:

Somen sudenkuopat työntekijälle

Sanna Honkanen, Lakimies, MMA, Esitys markkinoinnin viikolla 5.9.2018

Sosiaalisen median työkäyttö, Lastensuojelun keskusliitto 

http://lskl.e-julkaisu.com/lastensuojelu-ja-some/sosiaalisen-median-tyokaytto/ ​

• Millaisia tietoja sinusta löytyy hakukoneella?

Olen ollut melko näkyvä somessa ja saman nimisiä henkilöitä (johon minut vain oikeastaan voi sekoittaa) löytyy käytännössä vain yksi. Suurin näkyvyys somesta minulla on työni kautta ja se näkyvyys onkin melko suurta. Tietysti google tarjoaa myös facebook- ja linkedin-profiilit, mutta muuten se tarjoaa monta sivua vain työhön liittyviä juttuja. Tämän lisäksi tarpeeksi kaivettuani löytyy vielä hyvin kaukaisia aktivistiajoilta kirjoittamiani juttuja.

• Ovatko tiedot mielestäsi oikeita?

Tiedot ovat oikeastaan kaikki oikeita, mutta ehkä niitä vanhimpia aktivistiaikoja en haluaisi enää netin muistissa säilyttää. Ei siksi, että kokisin ne noloiksi, mutta ne eivät kuitenkaan kuvaa elämääni tänä päivänä. Olen hyvin kiitollinen, että sain elää teiniaikani ilman somea; somemenneisyyteni olisi muuten tuskallisen kivulias.

• Kuinka voit vaikuttaa siihen, mitä tietoja sinusta on?

En voi vaikuttaa juurikaan kuin itse julkaisemiini juttuihin ja aina ei niihinkään. Esim. lehdet, joihin olen joskus kirjoittanut, eivät ole enää edes olemassa enkä tiedä kuka ne netistä poistaisi. Tietojen poistosta lisää seuraavan kysymyksen yhteydessä.

• Voiko tietoja poistaa verkosta? 

Tietoja voi poistaa verkosta, mutta nykyisen ylläpitäjän jäljittäminen voi olla haastavaa ja varsinkin, jos julkaisua tai ylläpitäjää ei enää ole ja nimi/tieto roikkuu vain hakupalveluiden johdantoteksteissä.  Toisekseen et voi koskaan olla varma, että poistettava tieto todella poistuu sieltä, koska se on voinut levitä jo vaikka mihin. Tietosuojavaltuutettu on myös antanut ohjeistuksen, kuinka tällaisessa tilanteessa voi toimia. https://tietosuoja.fi/kun-haluat-poistaa-tietosi Myös googlelta voi pyytä tietojen poistoa erillisellä lomakkeella, mutta käytännössä tietojen poisto voi olla vaikeaa, ellei jopa mahdotonta.

Facebookia, instaa ja twitteriä hallitsen itse ja olen määritellyt asetukseni melko tiukoiksi. Olen myös nimennyt henkilön, joka voi kuoltuani muuttaa facebook-profiilini muistosivuksi. Minulle on tärkeää, että se säilyisi, koska siten lapseni voivat helpommin joskus tulevaisuudessa tutustua nuorempaan äitiinsä.  Digitaalisen identiteetin muodostumisen kannalta olen todella iloinen jo aikaisemmin mainitsemastani seikasta, että some ei ole ollut olemassa kuin vasta aikuisiälläni. Someindentiteettini olisi supernolo, kun se nyt onneksi muodostuu lähinnä työn kautta. Nyt osaan suhteellisen hyvin hallinnoida sitä, nuorempana olisi ihan varmasti tullut monenlaisia ohilyöntejä. Toki nykyajan nuoret ovat melko valveutuneita ja osaavat brändätä itsensä jo nuorella iällä, mutta aina joskus miettii somea seuratessa, että tajuavatko he yhtään mitä heillä on joskus itsestään somessa vielä vastassa.

Etenkin nuoret haluavat olla tykättyjä ja usein heidän käsitys itsestään saattaa muokkautua somesuosittuuden mukaan. Tässä on jo suuria riskejä, koska some kertoo ihmisestä pääsääntöisesti sen, mitä hän haluaa itsestään kertoa. Tosin esim. julkisuuden henkilöt eivät tähän usein voi vaikuttaa ja joku moka saattaa lähteä somessa ihan uuteen lentoon. Olen onnekas, etten ole julkisuuden henkilö ja olen näkyvissä enimmäkseen vain työni kautta. Monet julkisuuden henkilöt käyttävät somea ja julkisuutta hyväkseen, jotta saavat työtehtäviä tai itsessään jopa päivityksistä tai blogeista silkkaa rahaa. Tämä on ihan ok, mutta julkisuuskuvan hallinta saattaa olla myös haastavaa.

Jos tapaan ihmisen ja tarkistan hänen somekuvansa, saatan epäröidä, mikäli hänestä ei löydä somesta yhtään mitään. Usein tällaiset henkilöt ovat joko töissä tietotekniikka-alalla ja siten hyvin valveutuneita somen käyttäjiä (ts. eivät juuri käytä tai osaavat ne piilottaa) tai sitten aivan pihalla kaikesta someen liittyvästä. Itse pidän siitä, että löydän ihmisistä edes jotain, se luo juuri sitä lähestyttävyyttä, mitä työprofiileillammekin haemme.  

Yritin etsiä erilaisilla hakusanoilla keskusteluja oman alani tietosuojasta tai suoraan keskusteluja sosiaalisen median tietosuoja-asioista sosiaalialalla, mutta niitä löytyi huonosti.  Tietoa asiasta ja esim. lehtijuttuja löytyi kyllä. Yritin myös herättää keskustelun asiasta oman alan suljetulla keskustelufoorumilla, mutta siihen ei ole ainakaan vielä tullut yhtään vastausta. Kyseinen sivusto ei muutenkaan ole se aktiivisin, mutta aiheena saattaa olla vähän vaikea myös hahmottaa. Keskustelut ovat niissä suljettuja, eikä niitä saa täälläkään jakaa, mutta otin nyt kuvan aloittamastani keskustelusta ja jään odottamaan mahdollisia vastauksia:

Millaisia seikkoja sosiaalisia verkkotyökaluja työyhteisöissä käyttävän henkilön pitäisi ottaa huomioon tietosuojan näkökulmasta?

Käytän työssäni somea melko aktiivisesti. tai paremminkin minun pitäisi käyttää sitä vieläkin aktiivisemmin, mutta olen kokenut sen välillä jopa rasitteeksi. Suurin rasite on rajanvedon miettiminen, minkälaisia asioita voin ja haluan sinne laittaa. Kaiken pitäisi olla tietysti työhön liittyvää ja olla asiallista, mutta silti tietty henkilökohtaisuus tuo lähestyttävyyttä ja kiinnostuneisuutta. Jokainen vetää näissä omat rajansa, mutta itse olen tämän asian kanssa välillä kipuillutkin.

Facebookissa pidän yllä omaa työprofiilia, sekä työhöni liittyvää sivustoa. Sivusto on enemmän asia-asiaa ja sen pyrkimys on pysyä ajan hermolla ja julkaista suhteellisen säännöllisesti työhömme liittyviä juttuja, linkkejä, kannanottoja ja muita ajankohtaisia aiheita. Pyrimme myös jossain määrin lisäämään siihen persoonallista otetta. Tyyli on pääosin asiaa, mutta myös kevyempiä juttuja ja huumoria. Sivuston tavoitteena on asiakkaiden kiinnittäminen työntekijään ja säätiön palveluihin, facebookissa tieto tavoittaa asiakkaat kerralla.

Työprofiili on sivustoa henkilökohtaisempi ja siinä on tarkoitus tuoda esiin myös omaa persoonaa, esim. omilla kuvilla. Tavoitteena on parantaa asiakkaiden tavoitettavuutta, koska usein heidän puhelimensa katoavat ja numerot vaihtuvat, joten facebook-profiilin kautta on helpompi tavoittaa. Tyylinä on asiajutut, mutta myös kevyempiä juttuja ja huumoria.

Työprofiili vetää herkemmin puoleensa kaikenlaista, esim. lukemattomia kaveripyyntöjä. Profiilin turvallisuusasetukset olen määritellyt melko tiukaksi, joten vain kaverit näkevät julkaisut ym. Kaveripyyntöihin olen tehnyt rajauksen niin, että hyväksyn kavereiksi ainoastaan tutut ja tuttujen tutut. Olen tämän kautta törmännyt ilmiöön, että jotkut esim. politiikassa olevat tai sinne halukkaat keräävät alle 5000 kaverilistoja pyytämällä kaikkia kavereiksi. Kulutan paljon aikaani kollaamalla jokaisen kaveripyynnön ja tarkastamalla, ettei profiili ole feikki, se ei ole kerääjäprofiili ja että sillä on oikeasti yhtymäkohtaa työhöni edes jollain tavalla.

Mitään asiakkaisiin liittyviä tietoja ei tietenkään saa tulla esiin ja tarkistan myös aina kaikki kommentit, ettei sitä kautta tule asiatonta tai toisiin ihmisiin liittyvää. Keskustelut käymme aina yksityisviestein.  Joskus olen laittanut kuvan, jossa olen julkisella paikalla esim. messuilla asiakkaiden kanssa ja kuvia laittaessa kysyn aina jokaiselta siinä esiintyvältä, onko ok, jos sen julkaisen. En koskaan laita kenenkään kuvaa ilman lupaa. Omalla työnantajallani on somen käyttöön viralliset ohjeet ja niiden mukaan pyrin aina toimimaan somessa.

Mitkä ovat avoimuuden ja läpinäkyvyyden edut? 

Suurin etu on lähestyttävyyden lisääntyminen ja suuremman ihmismäärän tavoitettavuus kerralla. Mitä henkilökohtaisempi päivitys, sitä suurempi on sen vaikuttavuus. Ihmisiä kiinnostaa ihminen, joten ihmisyyden näkyminen on tärkeää. Tätä voi toisaalta lisätä myös sellaisilla jutuilla, jotka kertovat ihmisten tarinoita. Tai sellaisella tiedolla, joka on asiakaskunnalle tärkeää. Somen kautta keskusteluun osallistuminen on matalampaa, joskus jopa liian matalaa.  Joskus keskustelut saavat epäasiallisen sävyn, johon on ainakin omissa kanavissa myös puututtava. Tämäkin vaatii taitoa ja taiteilua siihen, millä tavalla mihinkin aina kannattaa puuttua.

Milloin henkilökohtaisten tietojen jakamisesta olisi hyötyä työyhteisön kannalta? 

Työyhteisö on eri asia kuin käyttämieni somekanavien kohderyhmä. Omassa henkilökohtaisessa profiilissani minulla on kavereina todella paljon kollegoita. Siinä en kuitenkaan jaa juuri mitään työasioita, eli työprofiili ja sivusto ovat sitä varten. Työprofiilissani taas on paljon asiakkaita, joten jaetun tiedon on hyvä taiteilla henkilökohtaisuuden rajapinnassa jotenkin niin, että päivitys näyttää lähestyttävältä ja antaa sinusta jotain, mutta ei kuitenkaan kerro juuri mitään henkilökohtaista sinusta itsestäsi. Tämä on välillä todella vaikeaa, mutta esim. huumori saattaa auttaa tässä helposti.

Millaisia vahinkoja voi syntyä, ellei henkilökohtaisten tietojen suojaamisesta huolehdita? 

Omassa asiakaskunnassani tästä voisi pahimmillaan olla suurestikin haittaa, esim. jos vaikka asiakas haluaisi päästä vaikuttamaan kauttani omiin tai läheistensä asioihin ja tekisi sitä hyödyntämällä henkilökohtaista elämääni. Työskentelen sellaisella alalla, jossa tämä on mahdollista ja vaarallista, mutta pitkän kokemuksen kautta voin todeta, että se on kuitenkin hyvin harvinaista. Työssäni pyritään suojaamaan yksityisyyttä hyvinkin tarkasti, mutta kuitenkin on myös osattava antaa itsestään jotain.

Mahdollisia muita väärinkäytöksiä on toki netti pullollaan; indentiteetti ym. -varkauksia, mikäli on jakanut liikaa tietojaan vaikka julkisten päivitysten kautta. Olen kaikissa profiileissani ajatellut päivitykset sen kautta, että maailmani ei kaatuisi, mikäli ne yllättäen tulisivatkin julkisiksi. Eli jopa yksityisen profiilini päivitykset toki kertovat minusta, mutta eivät anna minusta yhtään sen enempää mitä olen itse valmis kenellekään antamaan.